（一）投保單位應備下列資料，以供主管機關或保險人因業務需要所為的訪查或查詢：
- 第一類及第二類被保險人的投保單位，應備僱用員工或會員名冊（卡）、出勤工作紀錄、薪資表、薪資資料。其中，員工或會員名冊應分別記載下列事項：(1)被保險人及其眷屬姓名、性別、出生年月日、住址及國民身分證統一編號；如係持有居留證明文件在臺居留，以居留證明文件號碼代替國民身分證統一編號。
(2)被保險人到職或入會年、月、日。
(3)被保險人工作類別、時間、及薪資或收入。
(4)被保險人留職停薪期間。
- 第三類被保險人的投保單位，應備被保險人及眷屬名冊（卡），記載被保險人及其眷屬姓名、性別、出生年月日、住址、國民身分證統一編號，及投保資格審核通過年月日。
- 前二項資料，投保單位應自被保險人離職、退會或退保之日起保存五年。
（二）審核保險對象資格：
- 保險對象（包括被保險人及眷屬）參加全民健康保險的資格和辦理的方法，都依照全民健康保險法、全民健康保險法施行細則及其他相關規定辦理。
- 投保單位應事先審查保險對象資格，審查項目包括國籍設籍記載，基本資料的姓名、出生年月日、身分證統一編號、居留證號碼、眷屬關係等是否符合資格。
（三）正確填寫申報書表：
- 各種申報書表各有其用途，一定要按規定依保險對象身分類別及異動原因分別填寫完整。
- 同一投保單位因所屬保險對象類別及保險費負擔比率不同，或因兼辦其他類別保險對象業務而編有不同投保單位代號時，應分別填送不同投保單位代號及不同類別的申報書表，不可共填一表。
- 填寫申報表應先詳閱表內說明，以正楷填寫各欄資料，並加蓋單位印信及負責人、經辦人私章，將正本郵寄或持送中央健康保險署轄區業務組，並影印一份存查。
（四）申報資料錯誤的處理：
- 投保單位填送的申報書表，如漏蓋投保單位及負責人印章或漏填有關資料者，於接到健保署轄區業務組書面通知後應即補正。
- 新投保的保險對象所報姓名，出生日期及身分證統一編號有誤者，應填具「保險對象變更事項申報表」，檢附身分證明文件或戶籍資料影本辦理變更。
- 投保單位重複申報同一保險對象投（退、續、停、復）保或投保金額調整者，健保署轄區業務組將逕予刪除重複申報的資料。
- 如果前後所報保險對象基本資料不同，致同一保險對象重複投保者，投保單位應來函說明更正，不可用退保手續處理，以免發生錯誤。
- 如辦理退保時，發現漏報其投保者，應補辦投保手續，並補繳其保險費及滯納金。